Privacy Policy — Minos Leuven

PRIVACYVERKLARING MINOS LEUVEN VZW

1. Verwerkingsverantwoordelijke

Minos Leuven vzw hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In deze privacyverklaring willen we heldere en transparante informatie geven over welke gegevens wij verzamelen en hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. Minos Leuven VZW houdt zich hierbij aan de toepasselijke wet- en regelgeving, in het bijzonder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (hierna: AVG).

Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, zoals hierna beschreven in deze privacyverklaring;

verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot de gegevens die strikt noodzakelijk zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;

passende technische en organisatorische maatregelen nemen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;

geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor de uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;

op de hoogte zijn van uw rechten, u erop willen wijzen en deze respecteren.

Als verwerkingsverantwoordelijke is Minos Leuven vzw verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van onze privacyverklaring, vragen heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens of de uitoefening van uw rechten, kan dit via onderstaande contactgegevens:

Minos Leuven vzw

Lange Nieuwstraat 87

2800 Mechelen

contact@minosleuven.org

2. Definitie

Persoonsgegevens: alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon (“de betrokkene”).

Doeleinde: de reden waarom wij persoonsgegevens verwerken.

Verwerkingsgrond: de wettelijke basis of rechtvaardiging voor de verwerking van uw persoonsgegevens.

3. Waarom wij persoonsgegevens verwerken

Uw persoonsgegevens worden door Minos Leuven vzw verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden:

Het nakomen van wettelijke verplichtingen gekoppeld aan het inzetten van vrijwilligers, met name de verzekeringsplicht;
Het plannen van en deelnemen aan vrijwilligersactiviteiten en het contacteren van en communiceren aan vrijwilligers in dat verband;
Het verzenden van niet-commerciële nieuwsbrieven en uitnodigingen;
Het bekomen van subsidiëring door de overheid;
Het maken en gebruik van gerichte foto’s ter voorstelling van de leden op de website;
Het bijhouden van persoonsgegevens via cookies bij een bezoek aan de website.

4. Welke persoonsgegevens wij verwerken

Voor de bovenstaande doelstellingen kunnen wij de volgende persoonsgegevens van u vragen, verwerken en bewaren:

· Persoonlijke identiteitsgegevens : naam, voornaam, adres, telefoon- of GSM-nummer, e-mailadres

· Gerichte foto’s

We gebruiken de verzamelde gegevens alleen voor de doeleinden waarvoor we de gegevens van u hebben verkregen.

Van de vrijwilliger wordt verwacht dat hij elke wijziging van zijn persoonsgegevens onmiddellijk, spontaan en schriftelijk doorgeeft aan Minos Leuven vzw.

5. Rechtsgrond voor de verwerking

Minos Leuven vzw verwerkt uw persoonsgegevens op een rechtmatige manier omwille van volgende verwerkingsgronden, respectievelijk overeenstemmend met de hoger vermelde verwerkingsdoeleinden

Wettelijke verplichting: de persoonlijke identiteitsgegevens moeten door Minos Leuven vzw in haar hoedanigheid van private vrijwilligersorganisatie verwerkt worden om te voldoen aan op haar toepasselijke wettelijke verplichtingen, met name de verzekeringsplicht onder de Wet van 3 juli 2005 betreffende de rechten van vrijwilligers (“Vrijwilligerswet”);

Gerechtvaardigd belang van de onderneming: Minos Leuven kan uw persoonsgegevens verwerken voor hogervermelde doeleinden die kaderen in een gerechtvaardigd belang van Minos Leuven vzw dat in deze gevallen zwaarder doorweegt dan de belangen van de betrokkene. Dit is met name het geval voor verwerking in het kader van de planning van en deelname aan vrijwilligersactiviteiten en het contacteren van en communiceren aan vrijwilligers in dat verband, het bekomen van subsidiëring door de overheid of het gebruik van essentiële cookies op de website van Minos Leuven vzw (zie verder onder “10. Cookies”);

Toestemming: uw toestemming dient als rechtsgrond voor het verzenden van niet-commerciële nieuwsbrieven of het gebruik van andere niet-noodzakelijke cookies op de website van Minos Leuven vzw (zie verder onder “Cookies”)). Ingeval u poseert voor portretfoto’s, geeft u hiermee uw impliciete toestemming tot het maken en gebruiken van deze gerichte foto’s op de website.

6. Beveiliging

Rekening houdend met de stand van de techniek, de kosten voor implementatie en de aard van de persoonsgegevens die worden verwerkt, neemt Minos Leuven passende technische en organisatorische maatregelen tegen inbreuken, onrechtmatige toegang en verwerking, verlies of beschadiging. Zo neemt Minos Leuven alvast volgende maatregelen:

Alle personen die namens Minos Leuven vzw van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.

We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze e-mail accounts, sociale media accounts en voor het beheer van de website;

Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen;

Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

Ingeval een inbreuk op de veiligheid van uw persoonsgegevens wordt ontdekt of gemeld of ingeval een onbevoegde derde toegang verkrijgt tot uw persoonsgegevens, is Minos Leuven vzw wettelijk verplicht om u van deze inbreuk op de hoogte te brengen voor zover de inbreuk waarschijnlijk een hoog risico inhoudt voor uw privacy.

7. Ontvangers en doorgifte aan derde partijen

Wij geven enkel persoonsgegevens door aan partijen met wie wij een verwerkersovereenkomst hebben afgesloten en aldus de nodige afspraken hebben gemaakt om de beveiliging van uw persoonsgegevens te garanderen. Zo is onze verwerkersovereenkomst (‘Data Processing Addendum’) met Squarespace, die de website van Minos Leuven host, te vinden via de volgende link: https://www.squarespace.com/dpa.

Uw persoonsgegevens worden niet aan derde partijen verstrekt, tenzij dit wettelijk verplicht of toegestaan zou zijn, de doorgifte noodzakelijk zou zijn voor de uitvoering van de genoemde doeleinden in het kader van Minos’ gerechtvaardigd belang of u ons daarvoor uw uitdrukkelijke, schriftelijke toestemming zou geven. In dit laatste geval heeft u het recht om deze toestemming op elk moment in te trekken.

Voorbeelden van derde partijen met wie wij kunnen samenwerken, zijn:

- derden met wie Minos samenwerkt voor een bepaald project;

- subsidiërende overheden.

In ieder geval verstrekken wij geen persoonsgegevens aan partijen die zich buiten de EU bevinden, tenzij het derde land passende waarborgen biedt voor de bescherming van de persoonsgegevens op een in essentie equivalent niveau als de AVG.

8. Uw rechten als betrokkene

Conform de toepasselijke regelgeving heeft u het recht op:

Informatie: u wordt in klare taal op de hoogte gesteld van het feit dat en hoe uw persoonsgegevens worden verwerkt.
Inzage en kopie: u kan op elk moment opvragen hoe en welke persoonsgegevens worden verwerkt en daarvan een kosteloze kopie ontvangen.
Rectificatie: als u ervan overtuigd bent dat uw persoonsgegevens onjuist of onvolledig zijn, kan u kosteloos vragen dat deze worden gecorrigeerd of vervolledigd.
Gegevenswissing: u kan kosteloos de wissing van uw persoonsgegevens vragen zonder onredelijke vertraging.
Beperking van de verwerking: u kan de beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens vragen ingeval u de juistheid ervan betwist, ingeval de verwerking onrechtmatig is en u zich verzet tegen gegevenswissing maar in plaats daarvan om beperking van het gebruik ervan verzoekt, ingeval Minos Leuven vzw de persoonsgegevens niet meer nodig heeft voor de verwerkingsdoeleinden maar u deze nodig heeft voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering of in afwachting van het antwoord op de vraag of de gerechtvaardigde belangen van Minos Leuven zwaarder doorwegen dan de uwe ingeval u bezwaar gemaakt heeft tegen de verwerking.
Gegevensoverdracht: ingeval de verwerking van uw persoonsgegevens op uw toestemming is gebaseerd en via geautomatiseerde procedés wordt verricht, heeft u het recht om de persoonsgegevens die u aan ons heeft verstrekt in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm te verkrijgen of te laten overdragen aan een andere verwerkingsverantwoordelijke.
Bezwaar: u kan steeds bezwaar maken tegen die verwerkingen van uw persoonsgegevens die gebaseerd zijn op het gerechtvaardigd belang van Minos Leuven vzw, omwille van specifiek met uw situatie verband houdende redenen.
Intrekking van uw toestemming: Voorzover een verwerking gebaseerd is op uw toestemming heeft u steeds het recht om deze toestemming in te trekken. De intrekking doet echter geen afbreuk aan de rechtmatigheid van de verwerking die was gebaseerd op uw toestemming alvorens deze werd ingetrokken.

Indien u (één van) bovenvermelde rechten wenst uit te oefenen, indien u niet tevreden bent met de manier waarop wij uw persoonsgegevens verwerken of indien u verdere vragen heeft bij deze privacyverklaring, kan u ons via volgende kanalen contacteren:

- Het contactformulier dat te vinden is op de website (onder ‘Contact’);

- via Facebook.

of u kan een brief schrijven naar de zetel van Minos Leuven vzw: Lange Nieuwstraat 87, 2800 Mechelen (België).

Om te vermijden dat iemand anders dan uzelf uw persoonsgegevens zou opvragen, wijzigen of wissen, verzoeken wij u om zich te legitimeren. Dit kan bijvoorbeeld door een kopie van uw identiteitskaart mee te sturen zodat wij u kunnen identificeren.

Naast de mogelijkheid om ons direct te contacteren, heeft u ook het recht om een klacht in te dienen bij de bevoegde toezichthoudende autoriteit via de volgende contactgegevens:

Gegevensbeschermingsautoriteit

Drukpersstraat 35, 1000 Brussel

02 274 48 00 of 02 274 48 79/ Fax: 02 274 48 35

https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be

contact@apd-gba.be

9. Retentieperiode

Persoonsgegevens mogen niet langer dan noodzakelijk worden bewaard. De retentieperiode van uw persoonsgegevens zal afhankelijk zijn van het doeleinde waarvoor de gegevens worden verwerkt en van toepasselijke wettelijke verplichtingen.

Concreet worden de persoonsgegevens bewaard tijdens de volledige duurtijd van het vrijwilligerswerk. Minos Leuven vzw kan uw persoonsgegevens echter langer bewaren wanneer hetzij een wettelijke of decretale bepaling dit oplegt (bv. wettelijke bewaartermijnen van documenten), hetzij de wettelijke verjaringstermijn van een eventuele rechtsvordering ten aanzien van of door Minos Leuven vzw dit rechtvaardigt.

Na verloop van die termijn worden de gegevens gewist, tenzij gegevenswissing niet is toegestaan om wettelijke of technische redenen of met het oog op interne handhaving en audit. In dit geval zal Minos Leuven vzw ervoor zorgen dat uw persoonsgegevens en privacy worden beschermd.

10. Cookies

10.1 Wat cookies zijn

Cookies zijn kleine data- of tekstbestanden die door een website, wanneer deze wordt bezocht door een gebruiker, aan de browser vragen om op het toestel te worden opgeslagen en zo bepaalde informatie over de gebruiker bij te houden.

Cookies bevatten een unieke code die ervoor zorgt dat de browser wordt herkend of dat de gebruikservaring wordt verbeterd bij volgend of herhaaldelijk bezoek aan de website.

10.2 Welke cookies wij gebruiken

De site van Minos Leuven vzw wordt mogelijk gemaakt door Squarespace, die onze website host. Minos Leuven vzw maakt dan ook in de eerste plaats gebruik van enkele noodzakelijke cookies van Squarespace om bezoekers toe te laten om op onze site te navigeren en bepaalde onderdelen ervan te gebruiken. Daarnaast maakt onze website gebruik van enkele analytische cookies van Squarespace om informatie te verzamelen over de bezoekers die onze website gebruiken en hun ervaring.

· Noodzakelijke cookies

o Crumb

§ Duur: sessie

§ Doel: voorkomen van cross-site request forgery (CSRF) en essentieel voor de beveiliging van website en bezoeker

o Ss_cookieAllowed

§ Duur: 30 dagen

§ Doel: Opslag van cookievoorkeuren omtrent analytische cookies op de browser van bezoekers indien de website het plaatsen van cookies beperkt

· Analytische cookies

o Ss_cvr

§ Duur: 2 jaar

§ Doel: identificatie van unieke bezoekers en tracking van sessies op de website

o Ss_cvt

§ Duur: 30 minuten

§ Doel: identificatie van unieke bezoekers en tracking van sessies op de website

Er worden via Squarespace ook enkele cookies geplaatst door derde partijen:

TrustArc

· Noodzakelijke cookies

o Notice_behavior

§ Duur: sessie